Die Abteilung Finanzen der Hochschule Neu-Ulm (HNU)

Das Referat Finanzen ist zuständig für die  Aufstellung, den Vollzug und die Überwachung des Haushalts der Hochschule Neu-Ulm. Dazu gehört die Abwicklung aller baren und unbaren, in- und ausländischen Zahlungsvorgänge.

Im Bereich der Drittmittel ist das Referat Finanzen für die finanzielle Abwicklung zuständig. Für steuerliche Fragestellungen sowie bei Fragen der Themenbereiche Sponsoring und Spendenwesen stehen wir Ihnen gern für Auskünfte zur Verfügung.

Die Beschaffungsvorgänge, einschließlich aller Ausschreibungsverfahren nach VOL werden vom Referat Finanzen zentral für die Hochschule Neu-Ulm erledigt. Im Anschluss daran wird die Inventarisierung vom Referat Finanzen wahrgenommen.
 
Im Bereich der Reisekosten übernehmen wir gern für Sie alle erforderlichen Reservierungen und Buchungen. Von der Antragsstellung bis hin zur Abrechnung, betreuen wir Ihre Reise.

Mehr zu den Aufgabenbereichen erfahren Sie unter den einzelnen Themenfeldern:

Die Kontaktdaten der Ansprechpartner des Referates Finanzen können Sie auf der Seite "Team" einsehen. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

Aufgabenbereiche

Beschaffung

Grundsätzlich werden alle Beschaffungen für die HNU zentral im Referat Finanzen getätigt. Ausgenommen hiervon ist Büromaterial, welches Sie bitte über die Poststelle beziehen.

Wertgrenzen zur Angebotseinholung für Beschaffungen:

bis 500,- € netto:                        ohne Vergleichsangebote (§ 3 Abs. 6 VOL/A)

ab 500,- € bis 10.000,- € netto:  3 Vergleichsangebote (§3 Abs. 1 VOL/A)

10.000,- € bis 25.000,- € netto:  5 Vergleichsangebote

ab 25.000,- € netto:                    Es erfolgt eine Ausschreibung nach VOL/A

                                               

Die Auftragsvergabe erfolgt nach Prüfung der Angebote unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Schriftliche Angebote sind zwingend notwendig.

Sofern Rahmenverträge des Freistaates Bayern bekannt sind, werden Bestellungen bevorzugt über diese Verträge abgewickelt. In diesen Fällen ist keine Angebotseinholung/Ausschreibung notwendig.

Drittmittel

Unter dem Begriff Drittmittel versteht man Geldleistungen von öffentlicher und privater Seite zur Förderung von Forschung und Lehre. Bestimmungen des Geldgebers über den Verwendungszweck der Zuwendungen sind von der Hochschule und den Projektleitern zu beachten. Ansonsten sind die Mittel nach den üblichen haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu bewirtschaften und nach Maßgabe der BayHO in das nächste Haushaltsjahr übertragbar.

Das Referat Finanzen betreut Drittmittel in finanzieller und steuerlicher Hinsicht sowohl die öffentlich geförderten Forschungsprojekte von EU, Bund und Land als auch die nichtöffentlichen Projekte aus Industrie und Wirtschaft. Zum Aufgabenbereich gehören zudem Stipendien und Stiftungsprofessuren.

Haushaltsplan und -Vollzug

Das Referat Finanzen ist verantwortlich für den gesamten Haushaltsprozess von der Planung und dem Beitrag der Hochschule Neu-Ulm zur Aufstellung des Staatshaushaltsplans für den Freistaat Bayern über den Vollzug des Haushaltes im Rahmen der geltenden Vorschriften.
Der Haushaltsplan beinhaltet alle Einnahmen und Ausgaben für ein Kalenderjahr. Damit dient er zur Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs der Hochschule Neu-Ulm.

Im Rahmen des Haushaltsvollzugs werden alle zahlungsrelevanten Vorgänge durch das Referat Finanzen erfasst und gebucht. Dabei wird im Zuge einer Überprüfung sichergestellt, dass die haushaltsrechtlichen Vorschriften eingehalten wurden. Die eingestellten Daten dienen dabei nicht nur dem Zahlungsverkehr sondern bilden zusätzlich die Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Budgetierung.

Inventarisierung

Geräte und Austattungen mit einem Anschaffungswert über 410,- Euro netto werden vom Referat Finanzen inventarisiert, sofern es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
Die Inventarisierung umfasst das Erfassen und Bekleben der Anlagegüter, die montliche Abschreibung sowie die Bestandskontrolle.

Reisekosten und Exkursionen

Dienst- und Fortbildungsreisen


BEANTRAGUNG 

Es ist ein ausgefüllter und genehmigter Antrag auf Genehmigung einer Dienst- oder Fortbildungsreise vom Reisenden an das Finanzreferat zu stellen. 

Die Kosten für Beförderung und Unterkunft werden dann im Referat Finanzen ermittelt und die Finanzierung geklärt. Wenn Sie Hilfe bei sonstigen Reservierungen haben, wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Die verbindlichen Buchungen der Beförderung und Unterkunft können erst nach Genehmigung durch den Vorgesetzten erfolgen.

  • Bahntickets werden online über die HNU mit Großkundenrabatt gebucht und dem Reisenden per Mail weitergeleitet.
  • Übernachtungen werden durch Frau Pantel gebucht, die Rechnung wird direkt an die HNU geschickt.

 

ABRECHNUNG 

Um die entstandenen Reisekosten geltend zu machen ist ein Erstattungsantrag zu stellen.
Die Frist zur Erstattung beginnt mit Reisebeendigung und läuft ein halbes Jahr. Grundlage zur Berechnung der Reisekostenerstattung ist das Bayerische Reisekostengesetz.

Erstattet werden:

Fahrkosten:    
Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel
Taxibenutzung nur mit besonderer Begründung

Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung:
Bei Benutzung des privaten KfZs 0,25 € pro km
Bei Vorliegen triftiger Gründe (s. Genehmigungsantrag) 0,35 € pro km

Tagegeld
Zur Tagegeldberechnung ist die Dauer der Abwesenheit maßgebend, d.h. von Reiseantritt bis Reisebeendigung.

Übernachtungsgeld
Die Höhe der Übernahme von Hotelkosten richtet sich nach der Einwohnerzahl der besuchten Stadt der Dienst- bzw. Fortbildungsreise. Bei Städten mit einer Einwohnerzahl von bis zu 300 000 Einwohnern werden bis zu 60,00 € pro Nacht erstattet. Ab einer Einwohnerzahl von 300 001 können bis zu 90,00 € pro Nacht erstattet werden.(zuzüglich Frühstück)  
Bei privater Übernachtung wird ein pauschales Übernachtungsgeld in Höhe von 
18,50 € pro Nacht gewährt.

Nebenkosten
notwendige Auslagen, wie z.B. Tagungsgebühren, Parkgebühren und dgl.

Bei einer Fortbildungsreise wird jeweils nur 75 % des Tagegeldes und der 
Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung gewährt.

 


Exkursionen

Exkursion sind Lehrveranstaltungen der Hochschule, die zur Übermittlung fachlicher Kenntnisse durch z.B. Besichtigungen fachbezogener Einrichtungen eine sinnvolle Ergänzung zum Studium darstellen!


In den Exkursionsrichtlinien finden Sie ausführliche Informationen über:
» die Planung
» die Beantragung
» die Finanzierung und
» die Durchführung von Exkursionen an der HNU.


PLANUNG 

» Die Exkursion muss von einem Prof./ od. Mitarbeiter/-in der HNU befürwortet und durchgeführt werden. 

» Erst wenn der Exkursionsantrag vom Finanzreferat genehmigt wurde, dürfen verbindliche Reservierungen und Buchungen erfolgen.

» Hilfe bei den Reservierungen und Buchungen übernimmt Frau Pantel (Raum Eins 2) gerne für Sie.


BEANTRAGUNG 

» Exkursionsantrag
1. Exkursionsablauf ist vom Exkursionsverantwortlichen auszufüllen und zu unterschreiben
2. Angebotseinholung und Festlegung der Kosten im Referat Finanzen
3. Stellungnahme und Genehmigung durch Budgetverantwortlichen
4. Festlegung der Kosten im Referat Finanzen
5. Bei Auslandsexkursion Einholung der Genehmigung der Präsidentin


FINANZIERUNG 

Die HNU bietet Kostenunterstützung für Studierende zur Teilnahme an Exkursionen aus Studienbeiträgen an!

Die Zuschüsse sollen möglichst vielen Studierenden zugutekommen, daher wird nur eine Große- oder eine Auslandsexkursion pro Student bezuschusst.  

Erklärung:
Auslandsexkursionen Reiseziel liegt außerhalb Deutschlands
Große Exkursion Gesamtkosten pro Student betragen mehr als 300 €
Sonstige Exkursionen alle Exkursionen die nicht unter die oben genannten Exkursionen fallen

» Eigenbeteiligung Studierende

Bei sonstigen Exkursionen sollte eine Eigenbeteiligung von 20 – 50 % der Gesamtkosten pro Student erhoben werden.

Bei Großen- und Auslandsexkursionen muss eine Eigenbeteiligung zwischen 20-50 % der Gesamtkosten von den Studierenden getragen werden. 

Die Eigenbeteiligung ist pro Teilnehmer auf maximal 600,00 € beschränkt.

Wenn Sie Fragen haben beantwortet Ihnen diese gern Frau Buck.

Spenden und Sponsoring

Die Hochschule Neu-Ulm als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist berechtigt Spendenquittungen auszustellen. Spendenbescheinigungen werden nur vom Finanzreferat ausgestellt und von der Präsidentin unterschrieben.

Von den Spenden ist das Sponsoring abzugrenzen. Dies ist wichtig, da unter Umständen Einnahmen aus Sponsoring steuerpflichtig sein können. Als Spende gelten Geld-, Sach- oder Dienstleistungen dann, wenn für sie keine Gegenleistung vereinbart wird.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob es sich bei Ihnen um eine Spende oder um Sponsoring handelt, fragen Sie einfach bei uns nach. Wir geben Ihnen gerne Auskunft.

Steuerangelegenheiten

Das Referat Finanzen hat die Aufgabe, Sie in steuerlichen Angelegenheiten und Problemen im Bereich der Hochschulbesteuerung zu unterstützen und hier eine korrekte Besteuerung zu gewährleisten.

Zahlstelle

(Kleinst-) Bargeschäfte wickelt die HNU über den Handvorschuss ab. Hierbei ist zu beachten, dass nur Auszahlungen bis max. 30.- Euro erfolgen können.
Bitte denken Sie bereits bei der Geldabholung daran, dass Ihnen das Budget zur Geldentnahme bzw. die entsprechende Verbuchungsstelle bekannt ist um diese bei der Zahlstelle anzugeben. Evtl. entstandenes Rückgeld bitten wir Sie unverzüglich zusammen mit den Originalbelegen bei der Kasse abzugeben, so ermöglichen Sie uns eine rasche Abrechnung

Bargeldgeschäfte sollten den absoluten Ausnahmefall darstellen. Benötigen Sie dennoch Bargeld, dann teilen Sie uns dies bitte frühestmöglich mit.

Am besten in Form einer kurzen E-Mail mit folgendem Inhalt:  
» Für was wird das Bargeld benötigt?
» In welcher Währung und in welcher Stückelung?
» Welches Budget bzw. welche Verbuchungsstelle wird belastet?


Euro- Bargeld        
Bitte mindestens 5 Werktage vorher anmelden   

Fremdwährung
Bitte mindestens 4 -5 Wochen vorher anmelden   
ACHTUNG: Hier ist keine Auszahlung in Münzen möglich!

Kontakt

Finanzen

finanzen@hs-neu-ulm.de
Phone:
+49(0)731-9762-2453
Büro:
Edisonallee 5

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Mo - Do  08.30 - 12.00 Uhr
und nach Vereinbarung

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